Déménagement d'entreprises
Une question d'ordre et de précision
Dans le cadre d'un transfert d'activités, la première exigence d'un client est de ne perturber qu'au minimum la production et, si possible, d'éviter toute interruption.
Seule une organisation rigoureuse, conçue en amont du projet et combinée avec les moyens humains et matériels appropriés sont garants du succès.
Etape 1 :
L'étude préalable
Les rencontres et visites préliminaires sont destinées à recueillir ou à dresser l'inventaire des mobiliers, documents, postes informatiques à transférer ainsi qu'à recevoir vos impératifs (sécurisation du transfert, dead line, chronologie des opérations, répartition des ressources, points critiques...).Une étude vous est alors remise. Elle comprend le mode opératoire envisagé, l'estimation volumétrique détaillée par service, le budget et le planning détaillé.En option, notre bureau d'études peut réaliser le plan d'implantation des postes à transférer.
Etape 2 :
La mise en place de la cellule transfert
Une fois notre proposition validée, une cellule transfert est mise en place. Elle est composée pour Move@tech d’un chef de projet, d’un adjoint logisticien, d'un ingénieur spécialisé dans le transfert des systèmes d’information.De son côté, le client désigne ses interlocuteurs opérationnels (Services Généraux, informatique, maintenance, sécurité, …).Les réunions de cellule permettent d'affiner le planning, de définir le plan d'implantation et d'étiquetage, les procédures relatives à la déconnexion / reconnexion et aux tests des matériels informatiques et des serveurs, la gestion du fonds d'archives...L'ensemble des informations est traité en base de données permettant des extractions et des tris par jour, par département, service, personne, local de départ et/ou d'arrivée, par intervenant.
Etape 3 :
La préparation opérationnelle du transfert des mobiliers et documents
Les matériels et mobiliers à transférer sont étiquetés par nos soins. Une réunion d'information du personnel est conduite par Move@Tech. Selon les cas, les fournitures nécessaires à l'emballage des documents et petits matériels de proximité sont distribuées (cartons, adhésifs, étiquettes...). Les protections sont mises en place, les encombrants sont évacués (destruction, archivage, débarras...). Un état des lieux de départ et d'arrivée est dressé.
La préparation du transfert informatique
Le brassage des prises réseau est validé. Un back-up image des postes critiques est réalisé. Matériel par matériel, l'ensemble des données utiles est relevé (étage, service, bureaux de départ et d'arrivée, nom et prénom de l'utilisateur, marque et modèle de l'UC, de l'écran et des périphériques associés).
Etape 4 :
L'exécution du transfert
Les postes de travail sont déconnectés, de leurs périphériques et de la connectique associée. Le matériel est conditionné à l’aide de caisses informatiques (carton triple cannelure équipé de bull pack), le serveurs sont emballés sous bull-pack et mis en flight-case. Les meubles sont démontés et emballés, les documents sont rangés à l'identique dans des armoires étagères à roulettes puis filmés. Les documents sensibles sont conditionnés dans des caisses scellées. Le transport s'effectue en véhicules capitonnés pour les mobiliers et le matériel informatique et en camions équipés de hayon élévateur pour les matériaux lourds.
Etape 5 :
Réinstallation conformément au plan d'implantation
Le mobilier est remonté et installé selon les dispositions prévues par le plan d'implantation. Les matériels informatiques sont reconnectés, paramétrés et testés.La protection des locaux est déposée. Un contrôle qualité est effectué pour valider étage par étage, bureau par bureau et poste par poste la conformité du transfert avec le cahier des charges. Le lendemain du déménagement, déploiement d'une cellule post-transfert chargée des derniers ajustements.
Vidéo d'un déménagement
Cette vidéo illustre en moins de 2mn les principales étapes opérationnelles d'un déménagement d'entreprise et d'une salle serveur.